การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะทำให้การดำเนินงานต่าง ๆ เป็นไปด้วยความเรียบร้อย ราบรื่น อีกทั้งยังเป็นการรักษาสัมพันธภาพที่ดีระหว่างผู้ร่วมงานเอาไว้ด้วย
เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการติดต่อกัน ภายในองค์กรจึงมักสื่อสารกันผ่านทางอีเมล ดังนั้น การให้ความสำคัญกับการตอบอีเมลจึงเป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม
1. เมื่อได้รับอีเมลแล้วควรรีบตอบโดยเร็ว
ถึงแม้จะไม่ใช่เรื่องเร่งด่วน แต่ก็ควรรีบตอบ เพราะผู้ส่งกำลังรอคำตอบของเราอยู่ แม้ในบางครั้งที่ผู้ส่งเสนอความคิดเห็นผ่านมาทางอีเมล แล้วเราเห็นว่าเป็นความคิดที่ดีอยู่แล้ว เราไม่มีความคิดเห็นอะไรเพิ่มเติม ก็ควรจะตอบให้เขารู้ด้วย ไม่จำเป็นต้องรอให้มีความเห็นที่แตกต่างกันจึงจะส่งกลับไป เพียงตอบกลับไปว่า เห็นด้วยครับ เท่านี้ก็ทำให้ผู้ส่งชื่นใจแล้ว ดีกว่าเงียบเฉย ปล่อยให้ผู้ส่งต้องรออย่างไร้จุดหมาย
2. หากไม่สามารถให้คำตอบได้ทันที ก็ควรบอกให้ผู้ส่งทราบโดยเร็ว
หากคุณได้รับอีเมลแล้วแต่ยังไม่มีเวลาอ่านรายละเอียด อาจตอบเพียงสั้น ๆ ว่าได้รับอีเมลแล้วครับ และจะให้คำตอบได้เมื่อไร ซึ่งผู้ส่งจะได้สบายใจ ไม่ต้องหงุดหงิดกังวลใจ
3. งานที่ได้รับมอบหมายทางอีเมล ควรรีบทำให้เสร็จโดยเร็ว
ควรค้นหาช่องว่างของเวลา งานชิ้นไหนสามารถทำให้เสร็จได้ก่อน ก็ไม่ควรเก็บไว้จนใกล้ถึงกำหนดส่ง คนที่ถูกมองว่าทำงานช้า คือคนที่ทำงานเสร็จในวันที่กำหนดส่งพอดี แต่ถ้าคุณสามารถส่งงานก่อนเวลาได้ คุณจะถูกมองว่าเป็นคนทำงานเร็ว การส่งงานก่อนเวลาจะทำให้คุณมีภาพลักษณ์ที่ดี หัวหน้าและเพื่อนร่วมงานจะชื่นชมที่คุณมีความสามารถจัดการกับงานที่ได้รับ มอบหมายได้อย่างรวดเร็ว
4. ใช้ภาษาที่สุภาพในการสื่อสารทางอีเมล
การโต้ตอบทางอีเมล เป็นการสนทนาที่อีกฝ่ายหนึ่งจะไม่เห็นหน้าของคุณ นอกจากจะสื่อสารให้ชัดเจนแล้ว คุณยังต้องคำนึงถึงโทนเสียงด้วย ถึงจะใช้ภาษาเขียน แต่ก็ต้องมีโทนเสียงที่แสดงถึงความอ่อนน้อม สุภาพ ไม่ใช่แข็งกร้าว หรือแสดงความเย่อหยิ่ง ยโส เพราะจะทำให้ผู้อ่านเกิดความรู้สึกไม่ดี อาจทำให้เกิดการเข้าใจผิด หรือผิดใจกันได้โดยง่าย
นอกจากนี้ สำหรับคนรุ่นใหม่ไฟแรง ที่มีความมุ่งมั่นในการทำงานอย่างมากนั้น การที่จะนำเสนอแนวคิดให้แก่หัวหน้าหรือผู้ที่อาวุโสกว่า รวมทั้งถกเถียงกันอย่างรุนแรงก็สามารถทำได้ด้วยการใช้ภาษาที่สุภาพ เพราะถึงแม้จะถกเถียงกันรุนแรง แต่ก็ยังแสดงถึงความเคารพ นอบน้อม ทำให้คนเหล่านั้นยังคงได้รับความเอ็นดูจากผู้ใหญ่เหมือนเดิม อีกทั้งยังได้รับความเชื่อถือเพิ่มมากขึ้นด้วย เพราะการใช้ภาษาที่สุภาพ เป็นการแสดงถึงความใส่ใจในความรู้สึกของอีกฝ่ายหนึ่งนั่นเอง
ไม่ว่าจะเป็นคำทักทาย คำขอบคุณ ขอโทษ ปฏิเสธ ให้คำตอบ หรืออื่น ๆ ก็สามารถใช้ภาษาให้น่าฟังได้ เช่น
- ขอบคุณครับที่ให้ความช่วยเหลือมาโดยตลอด
- ต้องรบกวนด้วยนะครับ
- เรื่องที่เสนอมานั้น จะพิจารณาอย่างดีที่สุดครับ
- ถ้าหากว่าคุณจะกรุณา…
- ถ้าหากว่าเป็นความเข้าใจผิดของผมก็โปรดอภัยให้ด้วยครับ
- ต้องทำให้ท่านยุ่งยากอย่างมากเลยครับ
- ไม่ทราบว่าจะกล่าวอย่างไรดีครับ แต่...
ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารด้วยความรวดเร็ว หรือการแสดงความสุภาพอ่อนน้อม ย่อมทำให้เกิดผลดีต่อตัวคุณเอง การให้ความสำคัญกับเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ เช่นนี้ จะส่งเสริมให้คุณเป็นที่น่าเชื่อถือ และเป็นที่ชื่นชอบของคนรอบข้างอยู่เสมอ
0 comments: